Die Dokumentation muss die funktionsbezogenen Einschränkungen des Testteilnehmers berücksichtigen, da sie direkt auf die Lebensaktivität eines standardisierten Tests angewendet werden. Um dies zu erleichtern, haben die meisten Prüfungsstellen, einschließlich ETS, Richtlinien zur empfohlenen Aktualität der Behinderungsdokumentation. Im Allgemeinen sind für alle Behinderungskategorien Informationen über die längere Behinderungsgeschichte des Prüflings sehr wichtig, und die Dokumentation sollte die funktionale Wirkung der Behinderung im Zusammenhang mit der aktuellen Testsituation überprüfen. Bei Lernbehinderungen (LD), ADHS oder Autismus-Spektrum-Störungen (ASD) kann eine diagnostische Untersuchung, die in den letzten 5 Jahren und/oder bei mindestens 16 Jahren durchgeführt wurde, hilfreich sein. Bei psychiatrischen Behinderungen, traumatischen Hirnverletzungen (TBI) und anderen Behinderungen, die mit Medikamenten oder Behandlungen besser veränderbar oder verändert werden können, bietet eine Dokumentation (z. B. Brief/Bericht) innerhalb eines Jahres nach dem Datum der Anpassungsanfrage in der Regel ein gutes Verständnis der funktionellen Auswirkungen der funktionsbezogenen Einschränkungen des Prüfteilnehmers in der aktuellen Testsituation. Bei einer traumatischen Hirnverletzung, erworbener Hirnverletzung oder einer Hirnoperation, die vor mehr als einem Jahr stattfand, kann eine Dokumentation von 1–3 Jahren nach dem Ereignis hilfreich sein. Handelt es sich bei der Behinderung um eine dauerhafte gesundheitliche oder sensorische Beeinträchtigung (z. B. Zerebralparese, Blindheit usw.), bietet eine von einem qualifizierten Fachmann vorgelegte Begründung in der Regel ein ausreichendes Verständnis der funktionellen Einschränkungen des Prüfanten in Bezug auf die aktuelle Testsituation.
ETS hat Bedenken hinsichtlich der steigenden Kosten neuropsychologischer und psychoedukativer Untersuchungen, die viele Prüflinge mit Behinderungen tragen müssen. Für Prüflinge mit LD und/oder Doppeldiagnose von LD/ADHS ist eine umfassende Neubewertung nicht mehr notwendig. Stattdessen kann eine Aktualisierung der Dokumentation ausreichen , wenn der Prüfling:
- hat eine langjährige Vorgeschichte von LD oder LD/ADHS (und vorzugsweise was dokumentiert wurde); und
- hat Anpassungen über das Behinderten-/Barrierefreiheitsbüro auf dem Campus oder über das HR-Büro ihres Arbeitgebers erhalten. [Bitte beachten Sie, dass eine Überprüfung einer solchen vorherigen Genehmigung für Nachteilsausgleiche bei einem anderen standardisierten Test (z. B. SAT,® ACT,® GMAT,® LSAT®, MCAT® usw.) ausreicht, wenn ein Testteilnehmer für Nachteilsausgleiche bei einem anderen standardisierten Test zugelassen wurde.]
Wenn eine Aktualisierung der Dokumentation erforderlich ist, ist es oft hilfreich, frühere Dokumente zusammen mit aktuellen Informationen einzureichen (wenn die Dokumentation älter als 5 Jahre ist). Die Aktualisierung sollte die anhaltenden Auswirkungen der Behinderung auf die schulischen Leistungen aufzeigen. Da die intellektuelle Funktion im Erwachsenenalter typischerweise stabil ist, ist die Erneuerung eines kognitiven Instruments wie des WAIS oder eines ähnlichen Instruments nicht notwendig, wenn eine solche Maßnahme in der im Erstbericht behandelten Bewertung durchgeführt wurde. Eine Aktualisierung der Dokumentation sollte enthalten:
- eine historische Übersicht früherer Tests, und
- Aktuelle Informationen, die die anhaltenden Auswirkungen der Behinderung auf die schulische Leistung aufzeigen. Aktualisierte Leistungs- und/oder Verarbeitungsmaßnahmen können hilfreich sein.